10 Советов, которые помогут вам все успевать

В наше время трудно представить себе успешного человека, не обладающего навыком правильно распоряжаться своим временем. Умение заканчивать дела в отведенное для них время, при этом делать это качественно, получается, мягко говоря не у всех. Огромное количество людей по всему миру имеют проблемы с собственной эффективностью.

Интересно, что нужно для того чтобы встать в один ряд с высокоэффективными людьми? Казалось бы, технологии развиваются семимильными шагами, и каждый день создаются усовершенствованные планировщики и органайзеры, помогающие правильно спланировать свое время и быть достаточно продуктивным. Тем не менее легче от этого не становится. Умение все успевать порой кажется чем-то из области фантастики.

Представители всех профессий то ли дело забывают выполнить один из рутинных задач, либо не могут закончить дела к намеченному сроку. Слово "дедлайн" снится им в кошмарных снах, и с каждым днем кажется, что время буквально тает на глазах. Компании постоянно сталкиваются с необходимостью отодвинуть сроки в связи c нехваткой времени и ресурсов. Печально, но факт.

Было бы весьма кстати всем людям иметь некий план на день, следуя которому мы ни о чем не забудем, и успеем все сделать. Однако, в большинстве случаев подобного рода списки дел, или как говорит молодежь - to-do-list, не приживаются. Даже после внедрения таких тудулистов, каждый день людям приходится откладывать дела на завтра, а после непродолжительного времени, оставшись под грудой отложенных "на потом" дел, и вовсе отказываются от какого бы то ни было планирования. Ну что ж, в этом посте я дам вам 10 советов, применив которые вы наверняка будете все успевать, и возможно даже поменяете свой подход к планированию. Готовы? Тогда поехали!

1. Важность времени или главное - начать

Одна из больших проблем современного общества - люди не ценят свое время. Она им кажется чем-то вроде нескончаемого запаса, о котором не стоит беспокоиться. И насколько бы умными существами мы себя не считали, наш мозг пытается все упростить, не перегружать нашу психику негативными мыслями.

Задумываясь над жизнью, нам кажется что она будет очень долгой, ведь ее средняя продолжительность сейчас составляет от 60 до 90 лет (в зависимости от страны). Одурманенные этими цифрами, мы считаем что впереди у нас еще куча времени чтобы все успеть.

Однако, в таком ходе мысли есть две проблемы. Первая - у нас нет точных данных о количестве времени, отведенное конкретно нам. Второе - люди склонны переоценивать свои возможности. А время имеет свойство утекать быстро и незаметно.

Почему так страшно постоянно откладывать дела? Представьте себя в сорок лет. Как вы себя видите? Отдыхающим в теплой стране и попивающим коктейль? Или работающим в офисе с утра до вечера? Даже история показывает, что многие свершения достигаются людьми в молодом возрасте. Молодости свойственны энергия и обучаемость, - вещи необходимые для успеха.

Бедный, неудачный, несчастливый и нездоровый - это тот, кто часто использует слово завтра.

Но все же, бывает когда хронически не хочется ничего делать. Как в таком случае поднять мотивацию? Для решения этой проблемы, я хочу познакомить вас с одним приемом из своего арсенала, который очень эффективен в плане мотивации.

Суть приема - вам нужно выделить себе хотя бы одну минуту для выполнения поставленной задачи. Нет, вы не берёте на себя обязательства завершить ее до конца, вам лишь нужно начать ее, хотя бы на одну минуту. В принципе, вы ничем не рискуете, и даже не успеете устать за каких-то 60 секунд.

Но на практике скорее всего вы доделаете это дело до конца. У меня, в 99% случаев получается завершить начатое дело, хотя изначально планировалось выделить ей всего лишь одну минутку.

Тяжелый труд - это скопление легких дел, которые вы не сделали, когда должны были сделать.

Такой парадокс связан с тем, что люди не любят незавершенных дел, поэтому организм пытается приложить все усилия чтобы завершить начатое. Дополнительным драйвером станет и то, что работа вас увлечет. Предлагаю вам внедрить эту фишку в свою жизнь хотя бы на неделю, и думаю, результаты не заставят себя ждать. Только предупреждаю - не подавайте виду, когда все вокруг удивятся вашей возросшей производительности, а еще лучше, поделитесь с окружающими этим приемом.

2. Правило двух минут

Есть еще одна фишка, с которой я бы хотел поделиться: если в вашем списке дел есть задача, которую можно выполнить менее чем за 2 минуты, сделайте ее безотлагательно. Не важно, какого рода это задача: позвонить партнеру, привести рабочий стол в порядок, опубликовать пост в социальных сетях - если это займет меньше двух минут, сделайте это прямо сейчас, и вы не поверите, как вам полегчает.

Но, старайтесь не перегнуть палку. Вам не нужно отвечать на почту каждые полчаса, или заниматься только мелкими делами.

3. Выработайте привычку доводить дела до конца

Если планирование дел - важно, то умение доводить задачи до логического конца - архиважно. Если уж какое-то дело попало в ваш тудулист, то не остается ничего, кроме как завершить ее максимально быстро и качественно.

Глупец! Воображает себя великим дельцом, потому что малые дела обделывает большими средствами; переверните фразу, и вот вам задача, решение которой находит умный человек. Оноре де Бальзак

И помните, важен не сам процесс, а результат. Поэтому постарайтесь найти оптимальный вариант решения проблемы, и воспользуйтесь ей.

4. Не отвлекайтесь

Если вы хотите быть высокоэффективным, очень важно, чтобы вам никто мешал. Качественно сделанная работа требует высокой концентрации, чего невозможно достичь, если вас постоянно отвлекают, либо вы сами время от времени думаете на ненужные, посторонние темы. Постарайтесь максимально сосредоточиться на время работы и помогите себе отключением всех ваших гаджетов. Или переведите их в беззвучный режим.

Мессенджеры, социальные сети, электронная почта - все это может подождать, пока вы решаете проблемы вселенской важности. Ну, по крайней мере для вас они таковы, пусть хоть и ненадолго. Кстати, исследования доказывают, что человек способен работать не более 4-5 часов на достаточно высоком уровне производительности.

---

---

Если честно, мне было сложно поверить в эту "чепуху", ведь я находился за рабочим столом с утра до вечера. "Кажись, это всего лишь одна из недоказанных теорий людей в белых халатах" - подумал я.

Однако, эта "проверенная наукой" гипотеза не давала мне покоя, вследствие чего я решил замерить чистое время, которое провожу за работой. Вы удивитесь, но если убрать всевозможные мессенджеры, социалки, очередные видео со смешными подборками на Ютюбе, то получается что я действительно работаю не более тех самых 4-5 часов, о которых говорили ученые.

Так почему же рабочий день состоит из 8 часов? Потому что мы готовы их провести за работой.

Работа растягивается на все отведенное для нее время. Сирил Норкот Паркинсон

Из этого я для себя решил, что если уж работать, то по-настоящему, и не халтурить, а отдых можно провести более интересно. Например, на природе. Также я взял себе в привычку расписывать в своем плане на день перерыв на отдых и другие насущные дела, не то работа займет все свободное время.

Люди, которые не могут найти время для отдыха, рано или поздно будут обязаны найти время для болезни. Джон Ванамейкер

5. Два плана или "Все учтено"

Я считаю, что наиболее удобный вариант, это когда вы создаете два плана. Один - план на день. Другой - на неделю. Что это за планы? Начинать нужно с плана на неделю, в котором вы указываете одну наиболее приоритетную задачу, которую нужно выполнить.

План на неделю

Для этого советую выписать на отдельный лист все, что вы хотите сделать в течение недели. Из полученного списка выбираете самую важную задачу, которая даст наибольший эффект. Она должна быть достаточно значимой, но в то же время выполнимой в течение недели.

Дальше, все оставшиеся задачи разбиваете на две группы по приоритетности и записываете в разделы "Следует сделать" и "Можно сделать", которые находятся в вашем плане на неделю.

План на день

При планировании всегда нужно брать за ориентир главную цель недели, исходя из которой формируются задания на день. Вам следует выписать все цели на день, и выбрать из них три наиболее приоритетных. Это будут те задачи, вокруг которых будет строиться ваш график.

Далее, разделите оставшиеся задачи на две группы по степени приоритетности, и разложите их в плане на день в разделах "Следует сделать" и "Можно сделать". В итоге вам необходимо приложить все усилия для выполнения 3 наиглавнейших задач дня, после чего позволительно переходить к разделу "Следует сделать".

Если вам повезет, то вы доберетесь до пункта "Можно сделать", где вас ждут дела второстепенной важности. Если к концу дня вы успеете зафиналить только три главные задачи, то не стоит расстраиваться, ведь вы сумели выполнить программу минимум. Значит, вы уже на полпути к победе. Советую вам создать такой же план для себя прямо сейчас, пока вы не продолжили читать далее.

Каждый новый день я советую начинать с чистого листа, несмотря на результаты предыдущего. Так вы застрахуете себя от постоянного зачищения хвостов, а также от соблазна оставлять дела на потом.

6. Составьте график дня

Составьте для себя график дня! Он должен учитывать все ваши трудозатраты, вплоть до микродвижений. Его можно разбить на временные блоки, в которые включены ваши перерывы на перекус, тренировки, чтение книг, и самое главное - 3 задачи дня. Такой график имеет два жирных плюса. Во-первых, вам не нужно ломать голову над тем, что делать после завершения очередного задания. Во-вторых, у вас выработается привычка сразу переходить от одной выполненной задачи к другой.

Почему так важно вырабатывать подобную привычку? Потому что люди большую часть своего поведения формируют из своих устоявшихся повадок. Имея обычай быстро переключаться с одной задачи на другую, вы минимизируете соблазн заняться чем-то посторонним. Запомните, хорошие привычки способны поднять вас на новый уровень эффективности.

Одна из хороших техник, которая пришлась мне по душе называется Pomodoro. Согласно ей, я работаю 25 минут без перерыва, после чего отдыхаю пять минут. Получается, один простой час у меня включает два блока работы, и еще два раза я отдыхаю. Для удобства можно использовать специальные приложения, напоминающие о времени работы и отдыха. Могу посоветовать приложение Pomotodo, у которого есть как веб-версия, так и приложение на Android и iOs.

Еще один эффективный инструмент из моего арсенала - календарь. На нем я отмечаю те дела, которые привязаны к определенной дате, что помогает не забыть о них. Заглядывать в календарь, естественно, нужно ежедневно. Еще лучше, если у него есть встроенная функция напоминания, которая не даст вам забыть о той или иной задаче.

И ещё, будет кстати установить на все устройства одну из тех модных приложений, которые напоминают вам о ваших заданиях. Большой плюс - вам больше не нужно держать в голове кучу задач, которые непременно будут вас отвлекать. Когда придет время, вы просто получите напоминание, что нужно сделать то-то и то-то. Например, оплатить тырнет и прочее.

Миф мультизадачности

Немало уже сказано о вреде заниматься несколькими делами одновременно. Это не дает ничего хорошего. С одной стороны, падает уровень концентрации. С другой, бывает довольно проблематично переключиться с одной мысли на другую. Это особенно сложно людям, обладающим иррациональным мышлением. Чтобы избежать подобных проблем, нужно концентрироваться на одной проблеме, после решения которой можно переходить к следующей.

Если вы хотите вырыть большую яму, вам нужно оставаться на одном месте.
Если вы будете бродить по городу с маленькой лопатой, в итоге вы выкопаете тысячи маленьких ям и не одной большой.
Позвоните одному человеку десять раз, и, возможно, вам удастся продать ему свой товар. Позвоните десяти людям по одному разу, и вы, скорее всего, получите десять отказов. Сет Годин

Эту проблему отчасти решает график, который, как мы договорились, нужно обязательно составлять. Поверьте, пять минут планирования могут сэкономить часы работы.

7. Используйте чек-листы

Недавно я стал применять чек-листы, и могу сказать что работа стала существенно проще и продуктивнее. Что такое чек-лист? Утрировано, можно сказать что это задача или проект, разбитый на несколько шагов. Для чего это нужно? Во-первых, чтобы ничего не забыть и не пропустить важный пункт выполнения задания. Во-вторых, вы опять же разгружаете свою голову от лишних умственных усилий.

Приведу пример с ПК: чем больше в нем программ и приложений, сжирающих его ресурсы, тем медленнее он работает. И наоборот, новый ПК, который имеет чистую систему - просто летает. То же самое с чек-листами, используя которые вы разгружаете свою голову, и можете направлять свои умственные ресурсы в более творческом направлении. Их можно внедрять для любых тривиальных задач и проектов.

У меня, к примеру, создание поста на блоге сведено к одному чек-листу, которое состоит из 19 пунктов. Теперь, можно не бояться забыть прописать метатеги для статьи или проверить ее на орфографические ошибки. Также мне больше не нужно каждый раз обращаться к своей памяти чтобы вспомнить каждый последующий шаг, и бояться что где-то она даст сбой. На тему использования чек-листов могу посоветовать книгу Атула Гаванде "Чек-лист. Как избежать глупых ошибок, ведущих к фатальным последствиям" (очень познавательно).

8. Возьмите на вооружение интеллект-карты

Если вы замечали, мышление человека не является линейным. Наша мысль может начаться с того, какое сочное яблоко лежит перед нами, а закончиться воспоминаниями детства, насколько простыми и безрассудными мы были. Почему такое происходит? Дело в том что вектор наших мыслей зависит от ассоциаций. Именно из-за них мы можем очень быстро потерять нить рассуждений. И именно поэтому вам стоит научиться создавать интеллект-карты, которые также именуются ассоциативными диаграммами.

Польза их огромна. Особенно при мозговом штурме. Есть достаточно литературы на эту тему, хотя научиться использовать майндмепы можно и самому. Для этого можно взять лист бумаги и по ее центру написать главную мысль, или цель, от которой прорисовать несколько векторов. Каждый вектор в свою очередь, будет родителем последующих. Более подробно об этом можно прочитать в Википедии. Также есть несколько кроссплатформенных приложений для работы с интеллект-картами - Coggle, Mind Manager,  iMind.

9. Выжимайте пользу с каждой секунды

Среднестатистический человек тратит около:

• 20 - 25 лет - на сон;
• 20 лет - на гаджеты;
• 9 лет - на пробки;
• 5 лет - на поедание еды;
• 3 года - на шопинг (мужчины);
• до 9 лет - на шопинг (женщины);
• 2,5 года - на приготовление еды;
• 1,5 года - на гигиену;;
• 1 год - на уборку;
• 1 год - не решение что надеть (женщины);
• 1 год - возле зеркала;
• и прочее...

В этом списке приводятся примерные расчеты. У каждого человека есть свои особенности. Если все суммировать, остается совсем мало времени для дел вне этого списка. Что я предлагаю? Проводить с пользой годы, которые мы проводим в пробках, готовя, убираясь и так далее. Например, находясь за рулем, вместо бесполезной музыки можно слушать полезные аудиоуроки. То же самое можно делать во время еды, если вы находитесь в уединении. За эти пять лет (см. список) можно получить степень бакалавра в университете.

В общем, откладывайте в сторону всякие реалити-шоу, закачивайте подкасты и запускайте процесс самообразования. Приготовьте наушники и слушайте аудиолекции во время очередей в кассу и прочие места. Вы не поверите, как всего лишь за один год, не особо напрягаясь, вы станете намного умнее, а главное - разумнее. Используйте мудро каждую минуту, и такой подход окупится сторицей.

10. Анализируйте

Хотите всегда все успевать? Думаю да, раз вы дочитали до этого момента. Раз так, вам обязательно нужно научиться в конце дня и недели анализировать ваши достижения. Какие задачи были выполнены, какие нет и почему? Ответы на эти вопросы помогут вам решить проблемы с самоорганизацией.

Также очень важно при постановке целей быть реалистичным, потому как большинство людей переоценивают себя, устанавливая слишком много задач на день и неделю. Порой, делу которое требует минимум одного дня для выполнения мы выделяем полчаса. В итоге наш план на день разваливается и мы чувствуем себя подавленными. Чтобы этого не происходило, научитесь быть реалистичным и ставьте адекватные цели.

Замеряйте время, затраченное на выполнение каждой рутинной задачи. После чего старайтесь улучшить показатели. Вы можете расти в двух направлениях:

• Сокращать время, затраченное на конкретное задание;
• Успевать сделать больше дел за один промежуток времени.

Улучшив эти два показателя, вы здорово вырастите как в профессиональной, так и личной жизни. А на этом у меня все. Также хотелось бы узнать, какие приемы или техники используете вы. Считаете ли вы что планирование дел поможет людям быть эффективнее? Буду рад узнать ваше мнение в комментариях. Надеюсь, данная статья была для вас полезной. Если это так, сделайте репост данной статьи в социальных сетях, чтобы больше людей получили от нее пользу.